Manual de Usuario de AutoShop Mananger

Estado de Cuenta de Ordenes de Trabajo

Suscríbete  GRATIS
a nuestro boletín electrónico


Administración Integral para Talleres Automotrices
 




Cuando se requiera consultar la información completa de todo lo que se le ha realizado a una orden de Trabajo ya sea  en proceso, terminada o entregada, es necesario presionar el botón Estado de Cuenta del módulo de Órdenes de Trabajo, el cual presenta la pantalla siguiente:

En esta pantalla se concentra toda la actividad realizada sobre un vehiculo en una orden de trabajo, con varias secciones que se describen a continuación: 

Datos del Vehiculo: En esta sección se muestran los datos que identifican el trabajo que se esta realizando como son el vehiculo, el cliente, el teléfono, la descripción de las fallas y de las reparaciones a realizar, si el trabajo es de crédito o de contado, el folio de la factura que se emitió para ese trabajo y el numero de identificador asignado al vehiculo. 

Comentarios: Aquí se muestran todos los comentarios que se han escrito desde que ingreso el vehiculo al taller, se puede saber de un vistazo que aspectos importantes se deben comentar con el cliente o también se puede saber que es lo que ha comentado el cliente acerca de la reparación. 

Refacciones: Esta sección muestra todas las refacciones que se le han puesto al vehiculo mostrando la cantidad, el precio unitario y el importe, así como el importe total por concepto de refacciones.

Otros Gastos: Aquí se muestran todos los gastos en los que se ha incurrido por concepto de la reparación del vehiculo y que no son refacciones ni mano de obra, mostrando el concepto, la fecha en que se realizo el gasto y el importe del gasto, así como el importe total de gastos relacionados con el trabajo. 

Mecánicos: En esta sección se muestran los nombres de los mecánicos que intervinieron en la reparación del vehiculo. 

Pagos: Aquí se muestran todos los pagos que el cliente ha realizado por concepto de la reparación de su vehiculo. 

Mano de Obra: En esta sección se captura el importe de la mano de obra por concepto de reparación del vehículo. 

 

Terminar Trabajo

Una vez que una Orden de Trabajo se ha terminado debe pasar de status “En Proceso” a status “Terminada” o “Entregada”. Una orden de Trabajo que pasa a status “Terminada” significa que ya no se le va a realizar ninguna acción y ya no debe aparecer en el grupo de las ordenes “En Proceso” que son las que siguen en reparación en el taller, queda en espera de que el cliente pase recoger su vehículo, si el cliente ya esta para recoger su vehículo, la Orden de Trabajo debe quedar en status “Entregada

 

Para poner una Orden de Trabajo en status “Terminada”, se debe presionar el botón Terminar Trabajo de la pantalla de Estado de Cuenta, mostrándose la siguiente pantalla:

Se presiona el botón Agregar de la sección de Terminar Trabajo para mostrar la pantalla  donde se debe seleccionar el o los mecánicos que intervinieron en la reparación del vehículo

                

            

 

Se presiona el botón de Aceptar  para aceptar los cambios realizados y la Orden de Trabajo queda en status Terminada y de ahora en adelante podrá ser consultada en el filtro de Órdenes de Trabajo Terminadas. 

Opcionalmente se puede poner una Orden de Trabajo directamente en status “Entregada”  cuando el cliente ya va a recoger su vehículo, para esto, además de capturar la información de que mecánicos participaron en la reparación del vehículo, se debe marcar la casilla de verificación “Se entrega trabajo” lo cual habilita una serie de campos para poder registrar la entrega del trabajo, los campos son los siguientes:

Grupo de Opciones No se paga, Paga Total de Saldo y Paga parcialmente: Estos casos determinan en que situación queda la Orden de Trabajo en lo que respecta a si es de crédito y no se paga en ese momento, si se paga totalmente o si se paga de manera parcial. 

No se Paga: Si se selecciona esta opción, el importe total de la Orden de trabajo queda pendiente y pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. 

Paga Total del Saldo: Si se selecciona esta opción, se registrará un pago por el importe total de la Orden de Trabajo y quedará saldada.

Paga Parcialmente: Si se selecciona esta opción se habilita el Botón Pagos que permite la captura del pago que el cliente realiza en ese momento, a través de la siguiente pantalla, la cual solicita la fecha en la que se realiza el pago mostrando por omisión la fecha actual. 

Se Factura: Si se selecciona esta casilla d verificación, se habilita el campo Num. de Factura para la captura del folio físico de la factura que se esta utilizando para la Orden de Trabajo. 

Botón Aceptar: Al presionar este botón, se registra la información y se marca la Orden de Trabajo como “Entregada”  lo que significa que ha concluido su ciclo de estancia dentro del taller quedando de ahora en adelante para consulta solamente. 

Botón Cancelar: Al presionar este botón se cancela cualquier información que haya sido registrada en esta pantalla.

Entregar Trabajo 

Cuando una Orden de Trabajo esta en status “Terminada” y ya debe ser entregada al cliente, se presiona el botón “Entregar Trabajo” de la pantalla de “Estado de Cuenta”  mostrando la siguiente pantalla que contiene una serie de campos para poder registrar la entrega del trabajo, los campos son los siguientes:

Grupo de Opciones No se paga, Paga Total de Saldo y Paga parcialmente: Estos casos determinan en que situación queda la Orden de Trabajo en lo que respecta a si es de crédito y no se paga en ese momento, si se paga totalmente o si se paga de manera parcial. 

No se Paga: Si se selecciona esta opción, el importe total de la Orden de trabajo queda pendiente y pasa a formar parte de las cuentas por cobrar. 

Paga Total del Saldo: Si se selecciona esta opción, se registrará un pago por el importe total de la Orden de Trabajo y quedará saldada.

Paga Parcialmente: Si se selecciona esta opción se habilita el Botón Pagos que permite la captura del pago que el cliente realiza en ese momento, a través de la siguiente pantalla, la cual solicita la fecha en la que se realiza el pago mostrando por omisión la fecha actual. 

Se Factura: Si se selecciona esta casilla d verificación, se habilita el campo Num. de Factura para la captura del folio físico de la factura que se esta utilizando para la Orden de Trabajo. 

Botón Aceptar: Al presionar este botón, se registra la información y se marca la Orden de Trabajo como “Entregada”  lo que significa que ha concluido su ciclo de estancia dentro del taller quedando de ahora en adelante para consulta solamente. 

Botón Cancelar: Al presionar este botón se cancela cualquier información que haya sido registrada en esta pantalla.

Consultar Importe de Factura

La pantalla de Estado de cuenta muestra el importe total de la Orden de Trabajo sin impuesto porque no todos los clientes solicitan factura,  pero en muchas veces cuando el cliente desea saber el total del trabajo incluyendo el impuesto para decidir si solicita factura o no, para ese propósito se presiona el botón Ver Importe de Factura el cual muestra la siguiente pantalla con el Importe del Trabajo, el importe por concepto de impuesto y el Total como aparecerá en la factura.

 

Imprimir Factura

Una vez que la Orden de Trabajo ha quedado en status “Entregada”, la pantalla de Estado de Cuenta habilita el botón “Facturar” que al presionarlo muestra la siguiente pantalla para imprimir la factura.

Los campos que muestra por omisión la pantalla son los que se capturaron en la Orden de Trabajo, pero opcionalmente se puede emitir la factura con los datos de otro cliente para lo cual se cuenta con la opción de búsqueda de valores posibles donde se puede seleccionar a un cliente diferente. 

Se cuenta con la funcionalidad de agregar los datos de un cliente nuevo en caso de que no exista, esto se leva a cabo presionando el botón con un signo de (+) a la derecha del campo de RFC, lo cual mostrará la pantalla para dar de alta un cliente del Módulo de Clientes

La pantalla de Imprimir Factura cuenta con dos secciones: 

La sección de Imprimir solo Concepto General permite imprimir la factura con el concepto que se capturo como trabajo a realizar en la Orden de Trabajo con opción a modificarlo, para que la impresión de la factura se realice con esta modalidad, debe estar visible dicha sección.

 

 

 

 

 

 

 

La sección de  Imprimir Detalle de Refacciones y Mano de Obra permite imprimir la factura con el detalle de cada una de las refacciones, gastos relacionados con el trabajo y el importe de mano de obra como se aprecia en la pantalla siguiente, mostrando el concepto  de la refacción, gasto o mano de obra, así como la cantidad, el precio unitario y el importe de cada uno.

En la parte inferior de la pantalla se tienen los siguientes campos: 

Subtotal: Importe de la Orden de Trabajo antes de Impuestos. 

Impuesto: Total por concepto de Impuestos. 

Total: Corresponde a la suma de Subtotal mas Impuestos 

Desglosar Impuesto: Casilla de verificación que cuando esta seleccionada se calcula el impuesto, cuando no se selecciona no se calcula impuesto. 

Botón Ver en Pantalla: Al presionar este botón, se muestra en la pantalla una vista preliminar de la factura, tal como saldrá impresa. 

Botón Imprimir: Al presionar este botón se envía la impresión de la factura a la impresora configurada en reporte (Ver módulo de reportes). 

Botón Cancelar: Al presionar este botón se cancela la impresión de la factura.

 

 

 <- Otros Gastos

Trabajos Pendientes de Pago ->


 

 Página Principal | Mapa de Sitio | Capacitación en Video | Manual de Usuario en Línea | Contáctenos| Blog
¡Oportunidad! ---> ¡Gana dinero con nuestro programa de Afiliados! | Descargar Versión de Evaluación